[hfe_template id=’13326′] 3.6 Centralizar Orden Compra Proveedor • Este formulario permite que la orden de compra enviada, una vez verificada contra la factura recibida del proveedor se pueda centralizar en su respectiva factura de compra, para evitar así una doble digitación y errores de cualquier índole. Recién cuando centralizo una orden de compra la cuenta de inventario me cargará el stock en la bodega seleccionada. Antes no. Respecto al pago, la cuenta corriente del proveedor generará un cargo al momento de ingresar esta centralización de compra, la cual estará disponible para su pago respectivo.Algo no menor, es la opción de asignar su compra a COSTO DE VENTAS. Menú anterior 3.5 Autorizar Orden Compra Proveedor Menú siguiente 3.7 Guía Despacho Proveedor [hfe_template id=’11637′]
3.7 Guía Despacho Proveedor
[hfe_template id=’13326′] 3.7 Guía Despacho Proveedor Este formulario permite llamar al proveedor para que muestre todas las guías de despacho que aún no han sido facturadas. Además, con este proceso se evita la doble digitación con la consiguiente pérdida de tiempo y errores involuntarios que se puedan producir. Finalmente, les cuento que al grabar esta centralización no afecta el movimiento de inventario, pero si carga la cuenta corriente proveedores, generando una deuda en la cartola por pagar de dicha empresa, a la cual le han comprado estos productos o servicios..• Algo no menor, es la opción de asignar su compra a COSTO DE VENTAS. Menú anterior 3.6 Centralizar Orden Compra Proveedor Menú siguiente 3.8 Facturar Guía Despacho Proveedor [hfe_template id=’11637′]
3.8 Facturar Guía Despacho Proveedor
[hfe_template id=’13326′] 3.8 Facturar Guía Despacho Proveedor Este formulario permite llamar al proveedor para que muestre todas las guías de despacho que aún no han sido facturadas. Además, con este proceso se evita la doble digitación con la consiguiente pérdida de tiempo y errores involuntarios que se puedan producir. Finalmente, les cuento que al grabar esta centralización no afecta el movimiento de inventario, pero si carga la cuenta corriente proveedores, generando una deuda en la cartola por pagar de dicha empresa, a la cual le han comprado estos productos o servicios..Algo no menor, es la opción de asignar su compra a COSTO DE VENTAS. Menú anterior 3.7 Guía Despacho Proveedor Menú siguiente 3.9 Factura Compra Proveedor [hfe_template id=’11637′][hfe_template id=’11637′]
3.9 Factura Compra Proveedor
[hfe_template id=’13326′] 3.9 Factura Compra Proveedor Este formulario se creó para ingresar sus facturas de compras utilizando la interfaz de inventario o servicios. Para lo cual debe llamar a un proveedor por su RUT, razón social o nombre de fantasía (marca). Al llamar a su proveedor, automáticamente se cargará en la factura sus condiciones comerciales, fecha vencimiento, bodega donde ingresará el stock, guía de despacho e incluso opcionalmente podrá ingresar una orden de compra en forma parcializada y podrá ingresar incluso, solo lo que llegó con esa factura de compra. Para efectos del producto adquirido. Al llamarlo, el sistema traerá el último costo neto de compra lo cual puede verse como un aviso respecto al precio que está comprando hoy. De hecho, al grabar la factura de compra, esta actualizará dicho valor con el nuevo precio de compra unitario del artículo comprado. Junto a ello, la aplicación le exigirá seleccionar un departamento y centro de costos, ya que, si no asigna uno, no podrá grabar su factura. Le da la opción también para ingresar valores unitarios con IVA incluido o exentos de este impuesto, ya que cuenta con esa función para activarse. Los descuentos se pueden ingresar porcentualmente o en pesos, se puede ingresar una factura en moneda extranjera y realiza la conversión de acuerdo al tipo de cambio que usted defina en el maestro de bancos e indicadores. Cuenta con una opción para cargar otros impuestos, para ajustar los pesos o registrar los gastos de fletes y para definir cuantos días como máximo puedo ingresar una factura del proveedor (se parametriza). Se pueden aplicar descuentos unitarios para cada producto y también un descuento al total de la factura. Se puede llamar a una factura en pantalla para ver su detalle y pagos. Podemos ingresar los productos con código de barra y por último, la factura al momento de ingresarla carga la bodega seleccionada con los productos comprados, no así, si los productos que se ingresan son por el método de servicios. Si bien es cierto que las facturas de proveedores no se imprimen nuestro sistema permite esa opción. Además, la factura una vez ingresada carga inmediatamente la cuenta corriente proveedores, generando una cuenta por pagar para la empresa.Para ello, habrá informes que mostrarán las facturas que usted adeuda a sus proveedores, los cheques girados a ellos y que estarán en cartera mientras usted no los rebaje, también impactará este formulario en su flujo de caja, etc., etc., etc• Algo no menor, es la opción de asignar su compra a COSTO DE VENTAS. Menú anterior 3.8 Facturar Guía Despacho Proveedor Menú siguiente 3.10 Nota Crédito Proveedor [hfe_template id=’11637′]
3.10 Nota Crédito Proveedor
[hfe_template id=’13326′] 3.10 Nota Crédito Proveedor Este formulario permite ingresar las boletas de honorarios que usted recibe de sus proveedores o profesionales que prestan servicios a su empresa (ejemplo: boleta del contador, de su ingeniero de obras, etc.), además este documento está asociado a los departamentos y centros de costos de su empresa por lo que impactará en los informes de análisis-costos y en el formulario 29 que muestra el impuesto a pagar durante el mes.• Algo no menor, es la opción de asignar su compra a COSTO DE VENTAS. Menú anterior 3.9 Factura Compra Proveedor Menú siguiente 3.11 Nota Crédito Administrativa [hfe_template id=’11637′][hfe_template id=’11637′]
3.11 Nota Crédito Administrativa
[hfe_template id=’13326′] 3.11 Nota Crédito Administrativa [DESCRIPCIÓN]Este formulario es muy importante, ya que se diseñó para efectos de poder registrar, monitorear y controlar todos los gastos operacionales que se generan mes a mes en su empresa, y que hablan de los costos fijos y variables, entiéndase; Sueldos, imposiciones, retiros, viáticos, arriendo, caja chica, fondos por rendir, patente comercial, iva, etc. etc.En el fondo, aquellas “CUENTAS” que no tienen una factura de compra o boleta de honorarios asociadas, pero si constituyen un gasto para la empresa y que se debe contabilizar ya que ayuda a disminuir la utilidad y contribuye a demostrar un balance más real de la marcha de su negocio.Además, este formulario permite grabar de un solo clic, por ejemplo, los 12 voucher en el año correspondiente a los sueldos de su gente, mes a mes.• Algo no menor, es la opción de asignar su compra a COSTO DE VENTAS. Menú anterior 3.10 Nota Crédito Proveedor Menú siguiente 4.1 Pagos Proveedores [hfe_template id=’11637′][hfe_template id=’11637′]
4.1 Pagos Proveedores
[hfe_template id=’13326′] 4.1 Pagos Proveedores • A continuación conoceremos cómo se deben registrar los pagos por las compras que realizamos a nuestros proveedores y otros gastos operacionales de la empresa.• También como rebajaremos dichos pagos, ya que no hay que olvidar que toda cancelación quedará en cartera mientras no la hayamos rebajado del sistema, es decir, “dado de baja” en nuestra cuenta corriente, debido a que el proveedor cobrará el cheque de alguna factura nuestra, pero mientras no lo rebajemos, nuestro programa “pensará” que aún no ha cobrado el cheque, es decir está en cartera.• Nunca olvidar que una cosa muy distinta es que la factura de compra se haya pagado en el sistema y otra muy diferente es que el cheque se pague en la fecha indicada, por ello nunca hay que descuidar nuestro preciado flujo de caja y los documentos en cartera. Por último, si pago en efectivo una factura de compra, este movimiento no me afectará la cuenta corriente de la empresa. Sin embargo, si lo correcto es tomar ese dinero y hacer un depósito al día siguiente.• No olvidar que nuestro sistema puede manejar y administrar múltiples cuentas corrientes bancarias de su empresa Menú anterior 3.11 Nota Crédito Administrativa Menú siguiente 4.2 Depósitos Proveedores [hfe_template id=’11637′]
4.2 Depósitos Proveedores
[hfe_template id=’13326′] 4.2 Depósitos Proveedores [DESCRIPCIÓN] Menú anterior 4.1 Pagos Proveedores Menú siguiente 5.1 Gasto Operacional [hfe_template id=’11637′]
5.1 Gasto Operacional
[hfe_template id=’13326′] 5.1 Gasto Operacional Para la creación de los tipos de clientes en su mantenedor CLASIFICACIÓN DE CLIENTES, se debe ingresar al MÓDULO VENTAS, y acto seguido ingresar algún criterio que para usted sea relevante para segmentar, ya sea por rubro, tipo de soporte, volumen de ventas, nivel del cliente, etc. • Para activar dicho formulario siempre se deberá activar el “botón” INSERTAR. Luego de ello, el cursor del mouse se va al campo Código Interno y se crea uno, puede ser numérico, alfanumérico o letras.• Posteriormente, en el campo DESCRIPCIÓN se ingresará el tipo de clasificación que asociará a su cliente.• Ver ejemplos de clasificaciones ya ingresadas en este mantenedor. Menú anterior 4.2 Depósitos Proveedores Menú siguiente 5.2 Boleta Honorarios [hfe_template id=’11637′]
5.2 Boleta Honorarios
[hfe_template id=’13326′] 5.2 Boleta Honorarios Aquí se ingresarán todos los clientes de su empresa, para lo cual deberá llenar los campos aquí indicados, ya que así podrá trabajar el uso de esta información de una manera que permita ordenar y fortalecer la cartera de clientes de su negocio. De hecho esta información se podrá filtrar en sus respectivos informes de ventas-estadísticas. ¿Cómo se llena el mantenedor de clientes?A. Se debe abrir el formulario CLIENTE y con el mouse dirigirse al botón INSERTAR. Se activa inmediatamente y se procede a digitar primero el RUT CLIENTE, después se le da enter para que el cursor pase al campo del digito verificador y se ingresa él número que está después de la “raya” en este ejemplo, sería el 7. (De esta forma se valida el RUT).Posteriormente, se llena cada campo de acuerdo a lo que el sistema le vaya pidiendo. Entre más completo mayor información tendrá para análisis.B. En caso de que exista un RUT de cliente extranjero, se deberá habilitar con un ticket el campo denominado RUT EXTRANJERO para inhibir algoritmo de cálculo de Rut nacional.C. Aquí se puede grabar cualquier tipo de OBSERVACIÓN que sea relevante para un cliente determinado.D. CRÉDITO ILIMITADO: Se refiere a otorgar un crédito sin tope de crédito a un determinado cliente, generalmente esta política se aplica para grandes empresas o clientes que lleven años trabajando con la compañía y que ha tenido un buen comportamiento de pago. Para habilitar dicha opción, solo se deberá “pinchar” el botón que dice CRÉDITO ILIMITADO.E. VALOR CRÉDITO: También contamos con la política inversa, es decir, definir un cierto monto en pesos para permitirle al cliente comprar hasta ese valor. No obstante, lo anterior, el sistema le exigirá una clave de autorización para realizar igualmente la venta.F. NO PERMITIR VENTA: Este campo sirve para bloquear a un cliente cuando la empresa ya no quiere seguir vendiéndole. Se debe tiquear para activar dicha funcionalidad.G. CONTRATO-BLOQUEAR VENTA: Esta función se utiliza para habilitar a un cliente para facturar, ya que hay cierto tipo de empresas que no venden sus productos si no hay un contrato comercial o ventas de por medio.H. TRANSPORTE: Permite ingresar el nombre del transporte por el cual le gusta a su cliente le despachen los productos comprados a su empresa. Este dato sale en la factura de venta.I. ESTADO CLIENTE (FACTURACIÓN): Se refiere a saber si este cliente está ACTIVO o PASIVOdesde el punto de vista comercial, ya que, dependiendo del ciclo de ventas de la empresa, usted puede parametrizar en términos de tiempo (MESES) que si un cliente no le compra, nuestro sistema “lleva” a ese cliente a estado pasivo, lo cual se puede apreciar en un informe que se creó para tales efectos, en dónde podrá ver también a los activos.J. CAMBIO ESTADO: Aquí podrá dar de BAJA a clientes que a usted no le interesa seguir trabajando con ellos. Para lo cual solo bastará con que le cambie el estado a INACTIVO. No obstante, lo anterior, igual el día de mañana lo puede volver a activar cambiándolo a ACTIVO.K. SUCURSALES: Este punto es muy importante para aquellas empresas cuyos clientes tienen SUCURSALES, ya que en estos casos tenemos que facturar a cada sucursal de manera individual y además sus datos deben aparecer impresos en sus facturas o guías de despacho emitidas. En la página siguiente podrá visualizar en el mantenedor de sucursales, los campos que se deberán llenar para tales efectos.MANTENEDOR SUCURSALES: Aquí se deben ingresar los campos completos para cada sucursal. Además, esta aplicación tiene un nuevo campo denominado TRANSPORTE, y que fue desarrollado para ingresar el nombre de la empresa que llevará el despacho a esa sucursal. Ej. TurBus o Tramaca. L. DESCUENTO %: Se refiere a otorgar un descuentoporcentual base para cada cliente ingresado en el sistema. De estamanera al realizar una venta o cotización, dicho descuento se aplicaráautomáticamente al cliente.M. CONTACTOS: Es este mantenedor se ingresarán a lasdiferentes personas de su cliente que son relevantes para usted(Gerente, vendedores, despachador, bodeguero, etc.) Relacionado con el punto anterior, en el maestro de contactos tiene desarrollada la funcionalidad de avisar cuando un cliente esté de cumpleaños, para lo cual se deberá llenar. N. VENCIMIENTO: Se refiere a ingresar los días de crédito que le da al cliente. Ej. Comercial Playa Ltda. Tiene 30 días para pagar sus ventas, por ende si facturo hoy 22/09/2002 la fecha de vencimiento de la factura será: 22/10/2002, es decir, ese día deberá pagar. O. FORMA DE PAGO: Se refiere al medio de pago con el que cancelará la factura. Entiéndase: Efectivo, cheque adjunto 30 días, vale vista, transferencia bancaria, depósito, orden de compra 60 días, etc. P. CLASIFICACIÓN DE CLIENTES: Este campo está pensado en poder clasificar a nuestros clientes en base a rubros, tipos, tamaños, etc. De forma de poder filtrarlos posteriormente en un informe por tipo de clientes. N. VENCIMIENTO: Se refiere a ingresar los días de crédito que le da al cliente. Ej. Comercial Playa Ltda. Tiene 30 días para pagar sus ventas, por ende si facturo hoy 22/09/2002 la fecha de vencimiento de la factura será: 22/10/2002, es decir, ese día deberá pagar. O. FORMA DE PAGO: Se refiere al medio de pago con el que cancelará la factura. Entiéndase: Efectivo, cheque adjunto 30 días, vale vista, transferencia bancaria, depósito, orden de compra 60 días, etc. P. CLASIFICACIÓN DE CLIENTES: Este campo está pensado en poder clasificar a nuestros clientes en base a rubros, tipos, tamaños, etc. De forma de poder filtrarlos posteriormente en un informe por tipo de clientes. Q. ACTUALIZAR ESTADOS: Esta función se refiere a poder actualizar la cartera de clientes de acuerdo al ciclo de ventas definido por su empresa, para saber que clientes están activos y cuáles no. Leer mensaje: R. ESTADÍSTICAS: Finalmente, en este punto nos referimos a mostrar el comportamiento comercial en breves términos de lo que está sucediendo con su empresa: • Clientes cartera activa : Refleja el total de clientes activos de la empresa, independiente del factor venta. • Nuevos cliente mes : Muestra la cantidad de nuevos clientes que han ingresado en el presente mes y al terminar el mes, partimos de nuevo. • Clientes activos ventas : Refleja del total de la cartera de